為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，**發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。

一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由行政歸口管理。

二、收文的管理

按時(shí)間順序按時(shí)登記文件收發(fā)管理臺(tái)賬。

三、公文的簽收

1.凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由行政登記簽收 。

2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

3. 公文的編號(hào)保管

（1）、 行政秘書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交行政人員辦理正常手續(xù)。

（2）、本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交行政秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。

4. 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

（1）、凡正式文件均需分別由行政部門根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）**閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要立即辦。

（2）、 一般函、電、單據(jù)等，分別由行政直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

（3）、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，行政應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，*遲不得超過2天（特殊情況例外）。

5.文件的傳閱與催辦

（1）、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

（2）、 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件還交行政人員，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，行政人員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

（3）、 文件閱完后，應(yīng)送交行政秘書，切忌橫傳。

（4）、 行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定，并征得行政秘書同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。